L’AIDAPHI

Association régionale œuvrant dans le champ de l’économie sociale et solidaire

recrute pour son dispositif Pension de Familles

« Les FLOREALES »

Un (e) Secrétaire administratif H/F CDI Temps partiel 0.10 ETP

Missions

• Gérer l’accueil des personnes physiques ou au téléphone : accueillir et réceptionner, traiter et orienter les appels téléphoniques entrants
• Traiter des tâches administratives de gestion courante : gestion du courrier, reprographie, tenue à jour, classement, documentation, archivage, gestion de la facturation, gestion et contrôle de la caisse
• Assurer la saisie et/ou la mise en forme de données ou d’écrits
• Gérer la boîte mail du service, transmettre aux professionnels concernés, classer et archiver
• Assurer l’ensemble des tâches administratives relatives à la gestion du dossier de l’usager (saisie des données relative à l’usager, création, classement, mise à jour et archivage,)
• Suivi des encaissements et participation des usagers
• Suivi et inventaire des stocks de mobilier
• Etablissements et suivi des devis liés à l’activité et au fonctionnement du service
• Suivi de l’entretien des véhicules
• Saisie et contrôle de la caisse
• Préparation des Eléments Variables de payes et les demandes RH du service en lien avec le service RH
• Suivi des demandes de travaux en lien avec le Service de Gestion Immobilière

Compétences et formations

• Savoir-faire (techniques)
  • Maîtriser le pack office
  • Savoir hiérarchiser et classer des documents
  • Savoir communiquer rapidement et efficacement
  • Savoir-faire preuve de discrétion professionnelle, garantir la confidentialité des informations

ð Savoir-être / Compétences relationnelles

• Autonomie
• Rigueur et sens de l’organisation (réactivité)
• Sens de l’accueil et du contact
• Respect de la confidentialité des données et des informations
• Sens de l’engagement (loyauté) et respect
• Faire preuve de discrétion
• Esprit d’équipe (capacité à travailler en équipe)
• Incarner et promouvoir les valeurs de la structure

Diplôme / Expérience

• Niveau Bac Pro
• 2 ans d’expérience dans le métier du secrétariat

Rémunération

• Selon CCN 15 mars 196