PROCESSUS GERES PAR LE SIEGE

1. Ressources financières et comptables

la Directrice Administrative et Financière gère et pilote l’ensemble des questions financières (trésorerie, paiements, contrôle de conformité et méthodes) et administratives (travaux, assurances). Elle est chargée de l’organisation administrative des budgets prévisionnels, des comptes administratifs et de la consolidation des comptes annuels. Elle pilote également des Commissions, groupes de travail et formations internes destinées aux directeurs et aux comptables.

2. Gestion des ressources humaines

Le Directeur des Ressources Humaines pilote ce processus qui a pour finalité de s’assurer que l’Association dispose des moyens humains adéquats en termes de volume et de compétences au regard des besoins avérés et à venir, de développer la motivation individuelle et la dynamique collective pour répondre aux enjeux associatifs et de veiller à l’optimisation et à la sécurisation de la gestion des moyens humains. Il élabore la stratégie RH et la politique en découlant, en lien avec les orientations stratégiques associatives et le projet associatif.

3. Systèmes d’information

Le responsable informatique est en charge de ce dossier. Tous les établissements et services sont connectés en temps réel aux serveurs du Siège qui gère l’ensemble des connexions informatiques, la maintenance du réseau et du système. Ce processus comprend également la question des droits d’accès, la configuration et la sécurité des ordinateurs, l’actualisation des logiciels, les sauvegardes de sécurité, la flotte des téléphones portables, le conseil aux établissements, services et groupes transversaux et le site WEB.

4. Processus communication

Cela comprend plusieurs axes de travail, par nature interdépendants et gérés par plusieurs professionnels du siège (secrétaire de direction, responsable informatique, conseillère technique et assistante RH) :

  • La diffusion régulière d’un bulletin d’information destiné à l’ensemble des salariés et communiqué à nos principaux partenaires, ainsi qu’aux autorités de contrôle et de tarification des établissements et services
  • La mise à jour permanente du site internet (actualisation des présentations, diffusion d’articles d’actualité et d’offres d’emploi)
  • L’organisation de manifestations associatives, de journées de conférences et séquences de formation
  • L’identification de nouveaux besoins en matière de communication interne ou externe, et la création de supports (journées d’accueil des nouveaux salariés, livret d’accueil du salarié, trame de livret d’accueil des usagers, etc.) pour y répondre.

De façon transversale, le processus communication implique le suivi du respect de la charte graphique de l’Aidaphi.

5. Processus évaluation et amélioration continue de la qualité

Ce dossier est porté dans le cadre d’une fonction actuellement confiée à un prestataire extérieur dans la perspective du recrutement d’un gestionnaire qualité sollicité dans le cadre du dossier de renouvellement des frais de siège.

Au regard des obligations légales (la loi 2002-2 rénovant l’action sociale, précisée par celle du 21 juillet 2009 et par les décrets d’application du 15 mai 2007 et du 3 novembre 2010), l’Aidaphi s’est saisie, dans un premier temps, de la démarche d’évaluation interne et externe, part importante mais pas suffisante, de la démarche d’amélioration continue de la qualité. L’objectif est de favoriser, autant que faire se peut, la mutualisation des outils et méthodes évaluatifs, suivant un constant souci d’acculturation au concept d’évaluation.  L’amélioration continue de la qualité est une démarche structurée qui vise l’amélioration de la qualité de l’accompagnement, de la satisfaction des usagers et de la performance globale de la structure. Elle est alimentée, entre autres, par les outils de la loi 2002-2 mais ne doit pas se limiter à ces obligations.

Dès 2018, l’Aidaphi s’est inscrite dans la poursuite de la mise en place de cette démarche. Ne disposant pas des compétences nécessaires en interne ni des ressources financières au sein du siège, l’Association a fait appel à un cabinet extérieur, le Cabinet ADESSE, qui est chargé de développer et organiser cette démarche dans chaque établissement et service de l’Association et ce, sur différents champs visant l’efficience et la qualité du travail : formalisation des procédures, gestion des risques et suivi des dysfonctionnements, réflexion sur les pratiques, gestion documentaire, etc.

Les objectifs actuels de cette démarche sont de conforter sa cohérence associative afin de :

  • veiller au respect des contraintes légales spécifiques ou communes aux établissements et services ;
  • harmoniser les pratiques et outils de l’ensemble des établissements et services ;
  • fournir une expertise aux établissements et services sur ces questions ;
  • piloter la démarche de manière concertée avec l’ensemble des parties prenantes (administrateurs, salariés, usagers, partenaires).

Les moyens existants ou à conforter sont les suivants :

  • Supports et outils méthodologiques associatifs (maquettes, référentiel, etc.)
  • Groupes de travail sur les sites des établissements et services.
  • Instances transversales dédiées à ces questions.
  • Mise en place d’un intranet afin de mettre à disposition de l’ensemble des salariés les outils associatifs et spécifiques aux services et établissements (veille juridique du siège, outils de recueil de données, tableaux de bord, rapports d’évaluation interne et externe, etc.).
  • Logiciels informatiques (dossier usager et démarche qualité).

6. Processus d’innovation permanente et de formation

Il s’agit, dans un double dynamique, de prendre en compte, tirer profit du volume et de la diversité des missions et champs d’intervention de l’Association. En effet, de par le nombre de personnes potentiellement intéressées et concernées par les mêmes actions de formation, il est possible d’optimiser des formations transversales. Par ailleurs, les membres des différentes équipes représentent un ensemble de personnes ressources, dont l’expérience, les formations supérieures et complémentaires acquises, constituent un atout sur le plan de la formation et de la transmission des savoirs. L’Aidaphi, qui dispose d’un numéro de déclaration au titre de la formation continue, entend contribuer, au niveau qui est le sien, à ce processus d’innovation et de formation en l’ouvrant à un ensemble de partenaires.

7. Processus de réponse aux appels à projets/d’offres/à candidatures et remontée de données

Ce dossier est porté dans le cadre d’une fonction conseil technique. Cet élément d’activité est directement issu des évolutions législatives et spécifiquement de la loi HPST. Il est en effet désormais indispensable pour les associations, au regard des exigences qui s’imposent à elle en termes de réactivité, de rigueur et de finalisation des documents attendus, de dédier une fonction spécifique à la réalisation de cette tâche.

Sur un autre versant, le siège pilote le recueil et la remontée de données et d’indicateurs (ENS, ANAP, etc.) et participe aux études et enquêtes (Uriopss, Insee, etc.).

8. Processus garanties et conformités

Ce dossier est porté dans le cadre d’une commission intitulée « Technique et Sécurité ». Ce processus vise à garantir que le Siège et les établissements et services soient conformes à la législation et la réglementation en lien avec la sécurité incendie, la sécurité alimentaire, l’accessibilité, les normes architecturales du code du travail, etc. Cette mission s’appuie notamment sur un travail permanent de veille juridique et réglementaire et comprend également une méthodologie de liens directs et opérationnels avec chacun des établissements.

C’est dans le cadre de ce processus que le siège a piloté et coordonné les audits accessibilité ainsi que les dépôts à la Préfecture des AD’AP – Agenda d’Accessibilité Programmée des établissements qu’il gère. De la même façon, la commission en charge de ce dossier a suivi la réalisation des audits énergétiques prévus par les textes. A la suite de ces audits, des outils de suivi et de maîtrise des dépenses énergétiques ont été élaborés et diffusés auprès des établissements.

Médico-social Institutionnel

MÉDICO-SOCIAL AMBULATOIRE

Protection de l'enfance

Cohésion sociale

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L’Aidaphi se donne pour mission et buts de développer toutes les actions et les accompagnements en direction des personnes en situation de handicap, de dépendance ou en difficulté d’insertion sociale ou économique, au titre de la prévention, du dépistage, du soin, de l’éducation, de la protection de l’enfance, de la formation professionnelle, de l’aide par le travail et la réinsertion, en vue de leur épanouissement. Nous vivons de fond publics essentiellement pour lesquelles l’état nous missionne.
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